Политика за разкриване на нередности и докладването им

Тази политика важи и се прилага за всички служители на Студио Кипо ЕООД.

1.Въведение и цел на политиката Тази политика се изготвя с цел формализирането и обособяването на правила за детекция и разкриване на нередности в пределите на Студио Кипо и според Етичният Кодекс на Дружеството.

Политиката цели да даде възможност и да окуражи Служителите на Дружеството (на постоянен/ временен договор, изпълнители и подизпълнители) възможност да докладват за забелязани нарушения на политиките, нелегални или неетични действия от свои колеги и/или Ръководството без опасения от наказание, репресивни действия или тормоз.

Специфични цели на настоящата политика са:
-Окуражаването на навременното докладване на заподозрени нарушения;
-Обособяване на дискретен и конфиденциален метод за ескалиране на докладвания за нередности, без страх от репресивни действия;
-Гарантиране на навременна реакция от страна на ръководствотоотносно докладваните проблеми, както и запознаване на информаторите с техните права и възможности;
-Предпазването на правата и политиките на Дружеството и Служителите;
-Насърчаванена култура на прозрачност, интегритет и отговорност;

2.Обхват на политиката. Тази политика е предназначена да дава възможност на Служителите да докладват съмнителни действия по правилния ред. Докладите не трябва да бъдат въз основа на клюки, слухове или спекулации, а основанина реално знание за наличен проблем с доказуеми факти. Целият персонал на Дружеството ще бъде предпазван от наказание, тормоз или дисциплинарни действия като резултат от докладване по проблем, там където докладването е направено с добра умисъл и не цели да създава раздор или напрежение в съществуващите екипи.

Причини за възможни доклади могат да бъдат: -Всички форми на финансови злоупотреби, включително измама, корупция, подкуп или кражба;
-Действия с пагубно въздействие върху околната среда и/или сигурността по труда;
-Всякаква форма на криминална дейност;
-Неприлично държание или неетично поведение в ущърб на етичните ценности на дружеството;
-Незачитането на съществуващите директиви, вътрешни политики и правила;
-Незачитането на съществуващите закони (на Република България и Европейския Съюз)
-Тормоз над служители, партньори, доставчици;
-Действия, допринесли за загуби на Дружеството;
-Опит за прикриване,на която и да е от гореизброените точки;

3.Дефиниция на термина „информатор“ в настоящата политика. Информатор, както се използва в тази политика, е всеки служител на Дружеството, който е решил да докладва за съмнителна дейност от колеги, партньори, доставчици, и т.н., която е в разрез с Етичният Кодекс на Студио Кипо, вътрешните политики, както и националните и европейски закони. Всеки информатор трябва да знае и бъде убеден за себе си, че това което докладва отговаря на истината.Информаторите са служители, които вярват, че имат нужда от защитасрещу тормоз, репресивни действия и наказанияи за това имат право самида преценят дали биха желали да останат анонимни или не.

4.Кой може да подаде доклад за нарушения. Всеки Служител, партньор, доставчик, изпълнител или подизпълнител, който е станал свидетел на нарушение, може да сподели своите наблюдения и притеснения по упоменатитев политиката канали. Всички ние трябва да се стремим да бъдем максимално откровени в наблюденията, докладите и действията си и да следваме установения поток на информация. Забелязано, но не докладвано нарушение или злоупотреба, може да бъде изтълкувано като съучастие.

4.1.Разделения на типа информатори според настоящата политика:
Вътрешни информаториса Служители, от които се очаква да докладватзабелязани нередности от колеги, преки ръководители, мениджъри на отдели или ръководството;
Външни информаториса наши клиенти, доставчици, изпълнители, подизпълнители, и т.н., които могат да докладват наблюдения върху нарушения на висшето ръководство;

5.Какво трябва да се докладва. Всяко основателно съмнение за измама, корупция, неприемливо поведение (според Етичният кодекс на дружеството) или незаконна дейност, включващата дружеството или негови служители. Всеки, който докладва нередности, носи лична отговорност за тяхната достоверност; доклади с цел саморазправа, причиняване на неудобство, индивидуално или на екип от хора, клюки и слухове няма да бъдат вземани под внимание и могат да доведат до дисциплинарни действия.

6.На кого се докладва и информационен поток на Дружеството. Доклади за заподозряно нарушение на Етичният Кодекс и вътрешните политики на Дружеството, както и в нарушение на законодателството на Република България и Европейския Съюз, могат да бъдат предадени директно на Управителя.

7.Процедура на докладване. За навременна реакция и решение на проблема, Дружеството изисква, където е възможно, информаторът да предостави колкото се може по-изчерпателна информация:
-Описание на заподозряното нарушение;
-Детайли относно къде, кога и как се е случило;
-Списък с имената на заподозрените от информатора Служители, замесени в нарушението;
-Списък с имената на Служители и колеги, които могат да осигурят допълнителна информацияпо случая;
-Как попадна на тази информация;
-Какви, ако има такива, смята, че са причинените загуби за Студио Кипо и/или партньорите ни;
-Кои политики смята за нарушени;
-Препоръки относно действия от страна на Ръководството;
-Имената на хора, с които е обсъждан проблема;
-Дата и час на изготвяне и предаване на доклада;
Студио Кипо се ангажира да гарантира анонимността на всеки Служител, докладвал нередност на територията на Дружеството. В случай, че Служителят не желае да остава анонимен, Ръководството се ангажира, до колкото е възможно, да предотврати опити за отмъщение или репресивни действия.

8.Вътрешни процеси при получен сигнал за нередност. Дружеството ще вземе крайното решение как да процедира, следвайки настоящата политика. Ръководството ще проведе вътрешно разследване/вътрешен одит, за да потвърди верността на доклада, навременно и по деликатен и съобразителен начин. Където е възможно, информаторът ще има обратна връзка и ще бъде държан в течение на разкритията и превантивните действия, които Дружеството реши да предприеме.

Целта на вътрешното разследване/вътрешният одит е:
-Да установи дали има извършена нередност и ако да, каква е тежестта на нарушението;
-Да се сведе до минимум риска от бъдещи нарушения от подобен характер;
-Да се сведе до минимум риска от потенциални загуби за Дружеството;
-Да се сведе до минимум риска от оронване на престижа и репутацията на Дружеството;

Ръководството се наема да провежда вътрешните разследвания/одити с интегритет и необходимата адекватна реакция. До колкото е възможно, конфиденциалността на информатора ще остане тайна. Тъй като всеки проблем е различна тежест, Ръководството не се наема с поставянето на специфични срокове за изпълнение. Голяма част от разследванията/одитите ще се провеждат вътрешно, с подбран екип от Ръководството, а където е необходимо, ще бъде назначена външна фирма за одитиране. Ако бъде доказана вината на наш Служител, според настоящата политика, Етичният Кодекс на Дружеството или местното законодателство, Ръководството запазва правото си да предприеме дисциплинарни действия.

9.Конфиденциалност и анонимност. Ръководството разбира напълно, че доклади, направени по правилата на настоящата политика, съдържат поверителна и чувствителна информация и информаторътима правото да пожелае да остане анонимен. В такъвслучай, ние се наемаме да разгледаме и разследваме докладваната нередност без да разкриваме самоличността на информатора, до колкото е възможно и в случай, че анонимността на информатора не възпрепятства вътрешните процедури по разследване/одитиране.

10.Защита от репресивни действия. Студио Кипо гарантира, че Служител, докладвал нередност, няма да бъде подложенна репресивнидействия от страна на Дружеството и Ръководството, независимо дали, след разследването, нередността е установена. В случай, че информаторът се чувства преследван, тормозен или изолиран от колеги, ръководители или Ръководството, молим съответният човек да се обърне към ТРЗ със своите опасения и оплаквания и където е необходимо, ние ще предприемем организационни и реогранизационни действия.

11.Обратна връзка. Където е уместно, Дружеството ще споделя с информатора резултатите от проведените разследвания/ вътрешни одити, стараейки се самоличносттана информатора да остане в тайна